Een dag in je accountantskantoor
Wat je agent doet, van vroeg tot laat
06:30Vroeg
Zet de stukken die vannacht binnenkwamen in de juiste dossiers.
09:00Ochtend
Beantwoordt vragen van klanten over stukken en termijnen, met de bron erbij.
12:30Middag
Legt afschriften naast de boekhouding en markeert wat niet aansluit.
15:30Namiddag
Stuurt klanten een herinnering voor ontbrekende stukken, na jouw akkoord.
19:00Avond
Zet de dossiers voor morgen op volgorde van termijn.
Samengesteld voor je accountantskantoor
Zo werkt een AI-agent in je accountantskantoor
Deze voorbeelden schreven wij voor een accountantskantoor. Verzonnen, dus zonder cijfers of namen; in het echt komen ze uit je eigen documenten en systemen.
01
Je klanten krijgen antwoord
Klanten vragen welke stukken je nog nodig hebt, wanneer hun aangifte klaar is en wat een brief betekent.
Klant: Welke stukken hebben jullie nog van mij nodig?
Klant: Wanneer is mijn aangifte klaar?
Klant: Ik kreeg een brief van de Belastingdienst, wat moet ik doen?
Agent: Ik antwoord uit je eigen documenten en noem de bron. Weet ik het niet, dan roep ik een collega.
02
Je maandagrapport, en wat opvalt
Op maandag zie je welke dossiers stil liggen, en wat niet aansluit valt hem op.
Weekrapport · maandag 07:00
- Welke dossiers wachten op stukken van de klant
- Welke aangiftes deze week klaar moeten
- Welke afschriften niet aansluiten op de administratie
Afwijking · Het bankafschrift van een klant
Een paar betalingen op het afschrift staan niet in de boekhouding.
Voorstel: De klant om de ontbrekende facturen vragen
03
Eerst jouw akkoord
Een uitstelverzoek of een afwijkende afspraak met een klant zet hij klaar; jij beslist.
Nog 2 te beoordelen
Voorbeeld · accountantskantoor
“Een klant vraagt of je uitstel kunt aanvragen voor zijn aangifte.”
Voorstel: Uitstelverzoek klaarzetten voor jouw akkoord
Voorbeeld · accountantskantoor
“Een klant vraagt of de jaarrekening eerder klaar kan dan afgesproken.”
Voorstel: Nieuwe planning voorstellen aan de klant
Een voorbeeld om uit te proberen; er gaat niets de deur uit.
04
Het logboek
Elk antwoord aan een klant staat in het logboek, met de bron waarop het steunt.
08:02Welke stukken hebben jullie nog nodig voor mijn aangifte?beantwoord
- Wat hij deed
- Beantwoord met de lijst van ontbrekende stukken uit het dossier.
- Bron
- Het dossier van de klant
- Binnen via
08:05Ik kreeg een aanslag die ik niet begrijp, kunnen jullie meekijken?doorgezet
- Wat hij deed
- Een aanslag is mensenwerk: doorgezet naar de dossierhouder, met een samenvatting.
- Bron
- Je werkwijze bij brieven
- Binnen via
- Telefoon
08:09Wij willen overstappen naar jullie kantoor, hoe gaat dat?klaargezet
- Wat hij deed
- Een kennismakingsmail klaargezet, met de vragen die je altijd stelt.
- Bron
- Je informatie voor nieuwe klanten
- Binnen via
- Website
08:15Het bankafschrift van een klantwacht op akkoord
- Wat hij deed
- Een paar betalingen op het afschrift staan niet in de boekhouding. Voorstel: De klant om de ontbrekende facturen vragen.
- Bron
- De boekhouding van die klant
- Binnen via
- Inkoop
Controlekamer · een afgespeeld voorbeeld
Kijk mee met een agent aan het werk
Hij leest de inbox van je accountantskantoor, zoekt de bron, sorteert, ziet wat afwijkt en wacht dan op jou. Je ziet elke stap. Een verzonnen voorbeeld dat zich afspeelt; de controlekamer zelf gebruikt geen AI.
jouwagent
Wacht op jouw akkoord
Inbox
08:02 · Klant · E-mailbeantwoord
Welke stukken hebben jullie nog nodig voor mijn aangifte?
08:05 · Klant · Telefoondoorgezet
Ik kreeg een aanslag die ik niet begrijp, kunnen jullie meekijken?
08:09 · Klant · Websiteklaargezet
Wij willen overstappen naar jullie kantoor, hoe gaat dat?
08:15 · Inkoopafwijking
Het bankafschrift van een klant
Wat hij doet
- gelezen“Welke stukken hebben jullie nog nodig voor mijn aangifte?”
- bron gevondenHet dossier van de klant
- beantwoordBeantwoord met de lijst van ontbrekende stukken uit het dossier.
- gelezen“Ik kreeg een aanslag die ik niet begrijp, kunnen jullie meekijken?”
- bron gevondenJe werkwijze bij brieven
- doorgezetEen aanslag is mensenwerk: doorgezet naar de dossierhouder, met een samenvatting.
- gelezen“Wij willen overstappen naar jullie kantoor, hoe gaat dat?”
- bron gevondenJe informatie voor nieuwe klanten
- klaargezetEen kennismakingsmail klaargezet, met de vragen die je altijd stelt.
- gelezenHet bankafschrift van een klant binnengekomen.
- bron gevondenDe boekhouding van die klant
- afwijkingEen paar betalingen op het afschrift staan niet in de boekhouding.
- voorstelDe klant om de ontbrekende facturen vragen
- wacht op akkoordAkkoord of afwijzen: dat beslis jij.
Inkoop · 08:15
“Een paar betalingen op het afschrift staan niet in de boekhouding.”
Voorstel: De klant om de ontbrekende facturen vragen
Logboek
- 08:02Beantwoord met de lijst van ontbrekende stukken uit het dossier.
- 08:05Een aanslag is mensenwerk: doorgezet naar de dossierhouder, met een samenvatting.
- 08:09Een kennismakingsmail klaargezet, met de vragen die je altijd stelt.
Meer dan een chatbot, in je accountantskantoor
Vier soorten werk, één regel: hij stelt voor, jij beslist
Per taak kies je hoe ver hij gaat: klaarzetten, uitvoeren na jouw akkoord, of zelf binnen regels die jij stelt. Wat geld kost of iets belooft, legt hij altijd eerst aan jou voor.
01
Klanten te woord staan
Vragen over stukken, termijnen en brieven beantwoorden uit je eigen werkwijze.
02
Bedrijfsvoering
Binnengekomen stukken in het juiste dossier zetten en klanten herinneren aan wat ontbreekt.
03
Analyse
Laten zien welke dossiers stil liggen en waar het werk zich opstapelt.
04
Beslissingen voorbereiden
Bij een drukke periode de dossiers op volgorde zetten, met wat elke volgorde betekent.
Waar hij mee werkt
In de systemen die je al gebruikt
Geen nieuw pakket om te leren: hij werkt in wat je al hebt. Welke koppeling bij jou kan, bekijken we in de kennismaking; kan iets niet, dan hoor je dat vooraf.
Boekhouding, zoals Exact, e-Boekhouden of Moneybird
Afschriften en boekingen naast elkaar leggen en verschillen tonen.
Documenten en mappen
Stukken van klanten in het juiste dossier zetten.
Mailbox
Vragen van klanten sorteren en doorzetten naar de dossierhouder.
Agenda
Afspraken met klanten voorstellen rond de termijnen.
Werkwijze
Wat het kost, weet je voordat je begint
Elke agent is anders, dus een bedrag staat hier niet. Wel twee beloftes, op papier voordat er iets gebouwd wordt.
Vaste prijs, vooraf afgesproken
Geen uren achteraf en geen meerwerk dat je niet eerst hebt goedgekeurd.
Het eerste jaar geen hostingkosten
Geen aparte rekening voor servers of hosting in het eerste jaar.
1 · Week 0
Kennismaken
45 minuten, vrijblijvend. We kijken welke vragen en taken je kwijt wilt, en welke juist niet.
2 · Binnen een paar dagen
Voorstel op één A4
Wat de chatbot doet, wat niet, wanneer hij een mens roept, en de vaste prijs. Pas als je tekent, beginnen we.
3 · Meestal twee weken
Bouwen en testen
Op jouw eigen documenten. Je test hem zelf met je lastigste vragen voor een klant hem ziet.
4 · Daarna
Live, met jou aan de knop
Wij houden hem draaiend en lezen mee. Jij ziet het logboek en bepaalt wat hij mag.
Je gegevens
Die blijven waar ze horen
- In de EU
- Gesprekken en documenten staan op servers in de EU; de AI die antwoordt draait bij Anthropic, buiten de EU.
- Niet om te trainen
- Alleen zakelijke AI-diensten die je gegevens niet gebruiken om hun modellen te trainen. Welke, hoor je vooraf.
- Afgesproken
- We tekenen een verwerkersovereenkomst, zoals de AVG die vraagt.
- Van jou
- Je documenten en gesprekken blijven van jou. Stop je, dan krijg je ze mee.
Vragen
Wat een accountantskantoor vaak vraagt
Geeft hij fiscaal advies aan onze klanten?
Waar staan de gegevens van onze klanten?
Wat kost een AI-chatbot?
Wat als we willen stoppen?
Kennismaken
Wat kan een agent in je accountantskantoor doen?
Vertel welk werk je kwijt wilt. Binnen één werkdag krijg je persoonlijk antwoord. Je gegevens gebruiken we alleen om op je aanvraag te reageren; de AI leest ze niet.
Liever mailen? info@jouw.app